お断りのメールをビジネス英語で丁寧書くには？断り・辞退の表現例文集

ビジネスでお断りといえば、日本語でもどう書けばいいか？と悩んでしまいます。

文化の違う英語圏だとなおさら！

失礼なことは言いたくないけどどうすればいい？という疑問に答えるために、

• 定番の「今回はお断りさせていただきます」
• 仕事のオファーを断る
• 何かを辞退する

など辞退や断りに関するビジネス英語メールで使える例文を集めたので、ぜひ活用してください。

ビジネス英語で丁寧に断るメール例文集

メールで断りを入れるときに、I refuse your offer. （お断りします）というと、拒絶の印象を与えます。

拒絶ではなく丁寧に受けられないということを伝えられるように、よく使う表現をまとめてみました。

会社など特定のグループを代表する場合は、主語のIをweに代えて使ってください。

「今回はお断りさせていただきます」は英語で？

残念ながら、今回は（申し出を）お断りさせていただきます。

・Unfortunately, I cannot accept your offer.
・I am afraid I will not be accepting your offer.
・I regret to let you know that I am unable to accept your offer.

文頭の太字になっているところは、「残念ながら・あいにく」という意味でお断りフレーズをより丁寧にしてくれます。

特にビジネス英文メールでは、I’ｍなどの略は使用しないのが基本です。

誘いを断る 英語メール例

様々なリクエストや依頼がきても、すべてに答えることは出来ません。

そんな時に使えるお断りの例文です。

・Unfortunately, I will be in Europe in May, and I will not be able to see you.
⇒残念ながら5月はヨーロッパにいるので、お会いできません。）

メールの文面例：
「都合が悪く訪問の依頼を断るものの、日程を変更できれば招待したい」という場合

Dear Mr. Smith,

Thank you for your email. Unfortunately, I will be in Europe in the next month, so I will not be able to see you.
However, if you will be available in April or June, I will be delighted to arrange a visit.

Sincerely,
Erika Kikuchi

スミス様、

メールをいただきありがとうございます。残念ながら5月はヨーロッパにいるので、お会いすることは出来ません。しかしながら、もし4月か6月のご都合よろしければ、喜んで訪問をお受けします。

敬具 Erika Kikuchi

・提案・企画を断る場合には、
We are sorry to turn down your proposal.
（大変心苦しいですが、ご提案はお断りします。）

Unfortunately, we are unable to agree with your proposal at this time.
（残念ですが、今回はご提案をお受けすることはできません。）

・締めの言葉に使える例文
We wish you the best and we hope to work with you in the future.
（またの機会にご一緒できればと存じます。）

「社内で検討した結果、残念ですが今回は見送ります」の英語例

社内で検討した結果

• after a great deal of consideration internally
• after due consideration within a company

社内は、internally、within a companyといいます。

ただしここの部分はなくても問題ありません。

今回は採用を見送ります

• we have decided to move forward with another candidate.

Aさんの昇進を見送ります

• We have decided to pass Mr.A over for promotion

スケジュール・納期変更依頼の『お断りメール』英語表現

スケジュール変更に関する『お断りメール』の例文をご紹介します。

・We can not accept your request to extend the due date.
⇒ご依頼の納期延長はお受けできません。

また、逆に「納品を早めてほしい」という申し出には
・Unfortunately, we can not shorten the deadline for delivery.
⇒残念ながら、納期短縮はできません。
といいます。

「納期延長の依頼を断る」場合

Dear Mr. Smith,

We are sorry that we cannot accept your request to extend the due date.
We understand your situation, but we need you to deliver △△ by ○○ for our costumers.
Thank you for your understanding and cooperation.

Sincerely,
Taro Yamada

スミス様、
納期延長の依頼ですが、残念ながら現状ではお受けできません。そちらの状況はお察ししますが、弊社としてもお客様のために△△を○月○日までに納品していただきたいです。
ご理解とご協力に感謝します。
敬具、
山田太郎

求人・就職活動中の「お断り」メールで使える英語表現

就職の応募があったが、新しく雇うつもりがない場合は、
We regret to inform you that there are no openings in our firm at his time.
（残念ながら、今現在、弊社に欠員はないことをお知らせします。）
と言います。

出していた求人に応募があったが、すでに埋まってしまっている場合には、以下のように言います。

・I am sorry to inform you that we have filled the position of Sales Manager for which you applied.
⇒大変申し訳ありませんが、申し込みされた営業マネージャーのポジションは埋まってしまいました。

また、応募者が面接を受けたのち不採用となった場合、
・We regret to inform you that we are unable to put you on the final candidate list.
⇒残念ですが、あなたを最終候補リストに残すことができませんでした。

「不採用の通知をする」英文メール

Dear Mr. Smith,

Thank you for taking our recruitment exams the other day.
Unfortunately, we had a lot of applicants. We regret to inform you that we are unable to put you on the final candidate list.
Thank you for your understanding.

Sincerely,
Taro Yamada

スミス様、
先日は弊社の採用試験をお受け頂きありがとうございました。想像を超える多数の方にご応募を頂き、残念ながら不採用とさせて頂きました。どうぞご了承下さいませ。
山田太郎

仕事のオファーを断る英語例

熟考した結果、～の理由で役職/仕事のオファーはお断りさせていただきます。

• After careful consideration, I will have to decline this role/job offer as～。

熟考の結果、残念ながら私のキャリアゴールに今回は合わないと思ったため、仕事のオファーはお受けできません。

• After much deliberation, I will not be accepting the job offer, as it is unfortunately not the right fit for my career goals at this time.

辞退する場合の英語メール例

逆に、あるポジションに応募していたが、他の仕事で採用されたので面接を辞退したいときには

・I have been offered and have accepted a position at ERK ENGLISH Inc., and thus I would like to cancel my interview.
ERK ENGLISH社に採用されたので、面接を辞退させていただきたいです。

と言い、採用通知を受けたが返事を待って欲しいときには以下のように言います。
・I would be grateful if you allow me to delay my decision for two weeks In order to properly analyze your offer.
⇒熟考したいのでお返事を2週間ほど待っていただければ幸いです。

申し出を断るとき、文末につける表現

・Thank you for understanding.
⇒ご理解に感謝します。

・Please accept my regrets.
⇒悪しからず、ご了承下さい。

・My apologies for any inconvenience.
⇒ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

おわりに

お断りメールは、日本語でも英語でも緊張するものです。

顔が見えない分、失礼のない文章を求められるので今回は参考になる例文をまとめました。

相手の気持ちになって正直に送るのが一番！ぜひ今回紹介した例文を使ってみてくださいね。